Belangrijkste kenmerken:

Ø    Van offerte tot Creditnota
Ø    Bijhouden betalingen en openstaande facturen
Ø    Aanmaningen
Ø    Lay-out van documenten via Ms-Word
Ø    Automatische BTW-listing (officieel document)
Ø    Euro-klaar
Ø    Diverse overzichten van omzet
Ø    Uitgebreide klantenselecties & afdrukmogelijkheden
Ø    Gebruiksvriendelijk
Ø    Ontwikkeld i.s.m. boekhoudkantoor & klanten
Ø    Wordt gebruikt voor onze administratie

1.   Basisbestanden

    Hulpprogramma’s en basisbestanden die het werk eenvoudiger maken.

1.1 AdresCriteria.

Adrescriteria helpen U om een indeling te maken in Uw adressen.  U kunt een onbeperkt aantal criteria aanmaken die verwijzen naar bepaalde klanten-groepen.

Elk adres kan ook aan meerdere criteria voldoen. 

Dit maakt het eenvoudig om mailings e.d. te versturen aan de klanten die alleen voldoen aan een bepaald criterium.

 Vb.      Klant Simons is  een “hardware”-klant.

            Klant Neven   is een “sofware”-klant.

            Klant Wijnants behoort zowel tot de groep “hardware” als de groep “software”.

1.2 Artikels

In een offerte, Orderbon, Leveringsbon, factuur, creditnota kan je gebruik maken van  een artikelenbestand.

Invoervelden zijn:

                  -         Code artikel

-         Omschrijving

-         Eenheidsprijs

-         Eenheid

-         Normale BTW-code (verkoop in binnenland)

Extra’s:

Voor elk artikel kan je een speciale prijs aanbieden aan bepaalde klanten.

 1.3 Betalingsvoorwaarden.

Naast code en omschrijving kan je aan een betalingsvoorwaarde een formule meegeven zodat de vervaldatum in factuur automatisch berekend wordt.  Deze functie is ook belangrijk wanneer we aanmaningen maken.

1.4 Gebruikers & paswoorden.

Voor elke gebruiker kan je bepalen:

-         Tot welk programmaonderdeel hij toegang krijgt.

-         Wat hij mag. (Toevoegen, wijzigen, verwijderen, afdrukken)

1.5 Postcodes.

Alle Belgische postcodes zijn reeds opgenomen in het pakket.

1.6 Standaard documenten.

Standaarddocumenten bieden een niet te onderschatten tijdswinst.  Indien je regelmatig dezelfde tekst gebruikt in je offerte … factuur kan je hiervoor een standaarddocument aanmaken.

In je factuur roep je dit standaarddocument op,  je doet de gewenste aanpassingen en je factuur is klaar.

1.7 Verplaatsing.

Verplaatsings- of transportkosten kan je aanrekenen:

-         Ofwel per km: de afstand naar de klant wordt bij de klantgegevens bewaard.

-         Ofwel in een tabel waar je de prijzen per regio bewaart.

2.   Parameters

Zoals U ziet is het pakket in ruime mate parametreerbaar.

In deze voorstelling bespreken wij enkel de meest belangrijke.

2.1 Aanmaningen.

Aanmaningsbrieven aan klanten kunnen ofwel via onze interne afdrukmotor als via Ms-Word (eigen Lay-out)  afgedrukt worden.

De tekst op de aanmaningsbrieven kan door Uzelf bepaald worden.

Je kan zelfs je factuurvoorwaarden ingeven zodat deze door het programma in je aanmaningsbrieven worden berekend!!!

2.2 Modem

Als je een modem hebt kan je deze configureren zodat automatisch de telefoonnummers kunnen gevormd worden.

2.3 Standaardmunt

Met een eenvoudige instelling verander je de basismunt van het pakket.  Alle lijsten, tabellen enz.  worden zonder wachttijd en herberekeningen omgezet in een andere munt. 

Het wijzigen van de standaardmunt wijzigt de basisbestanden niet.  Alle bedragen worden intern in EURO bewaard.  Enkel de weergave wijzigt naar gelang de muntkeuze.

2.4 Documenten in Ms-Word

Met deze ingave kan je bepalen hoe het programma de afdrukken van offertes, orderbevestigingen, leverbons, facturen en creditnota’s naar Ms-Word moet versturen.

Deze eenvoudige tool laat het tevens toe om meerdere lay-outs te creëren voor hetzelfde document.

Op de klantenfiche bepaal je welke lay-out voor welke klant gebruikt moet worden.

3.   Adressenbeheer.

3.1 Overzicht.

In het overzicht van de adressen wordt weergegeven:

-         Roepnaam (verkorte naam van klant om gemakkelijk op te zoeken)

-         Naam

-         Contactpersoon

-         Adres

-         Postcode

-         Woonplaats

-         Enz…

Uitgebreide afdrukmogelijkheden.

Automatisch brief aan adres met Uw hoofding.  (via Ms-Word)

Een adres opzoeken kan je op:

-         roepnaam

-         naam

-         contactpersoon

-         adres

-         postcode

-         woonplaats

-         telefoonnummer

-         Willekeurig stuk uit de naam

Het beheren van Uw adressen is eenvoudig en krachtig. 

3.2 Telefoonverkeer.

Eigenschappen:

-         onbeperkt aantal telefoonnummers per adres

-         Automatisch vormen van nummers

-         Zoeken op telefoonnummer

3.3 Internet.

Eigenschappen:

-         onbeperkt aantal E-Mail adressen per adres

-         Versturen en ontvangen van E-mail via browser van pakket.

-         Bezoeken van de website van via eigen browser van pakket.

3.4 Klant.

Eigenschappen:

-         Uw leverancierscode bij klant

-         Betalingstermijn voor klant (aanpasbaar in factuur enz…)

                  -         Standaard BTW-code voor klant (Vb. 0% medecontractant, 21% standaard BTW-tarief enz…)

                  -         Verplaatsings- of transportkost: ofwel via het aantal km (enkel) ofwel door keuze uit regiotabel (zie  1.7                            Verplaatsing)

                  -         % korting wordt toegepast op de prijs van elk artikel in artikelenbestand.

                  -         Melding “voor waar en echt”.  Deze krachtige optie zorgt ervoor dat op de afdrukken van Uw facturen de – voor                            facturen aan de overheid verplichte – melding “Voor echt en onvergolden voor de som van” afgedrukt wordt                            gevolgd door een automatische omzetting van het totaalbedrag van uw factuur naar letterschrift.

                  -         Aanmaningsbrieven: Indien je “Nee” kiest komt deze klant niet voor in overzicht te versturen aanmaningsbrieven.                             Nuttig indien je betalingsafspraken gemaakt hebt.

                  -         Eén klant kan meerdere leveringsadressen hebben.  De leveringsadressen kan je bekijken met de knop                           “leveringsadressen”

                  -         Door een “Klik” op “detail facturatie” die je de volledige facturatie-geschiedenis van deze klant.

                  -         Bij de bespreking van de artikels (1.2 artikels) werd reeds vermeld dat je elke klant speciale prijzen kan geven.                             Deze prijzen kan je ook beheren terug door een “klik” op “Prijzen”.

3.5 Lay-out.

Voor elk document kan je per klant bepalen welke afdrukvorm gebruikt wordt.

Zie ook:  2.4 Documenten in Ms-Word

3.6 Criteria.

Op basis van criteria kunnen klantengroepen aangeduid worden waarvoor.  Meer info hierover vindt U in 1.1 AdresCriteria.

3.7 Overige.

Onder het vak:

-         leverancier : hier bepaal je enkele nuttige gegevens van Uw leveranciers.

-         Leveringsadres: beantwoord  de vraag: “van welke klant is dit adres het leveringsadres”.

                  -         Opmerking: een vrije ruimte waarin je extra informatie over het adres kan vermelden.

                  -         Openingsuren: Hier kan je gedetailleerd de openingsuren van je klant weergeven.

3.8 Afdrukken.

Met dit zeer krachtige afdrukvenster kan je zowat alle mogelijke afdrukken maken van je adressen en dit:

-         in lijstvorm

-         etiketten

-         je kan een mailing maken in combinatie met een document gemaakt in Ms-Word

-         Je kan de gegevens wegschrijven naar een bestand dat je achteraf kan importeren in Ms-Excel of Ms-Access. 

Naast een uitgebreid aantal selecties kan je zelf bepalen welke items op een lijst afgedrukt moeten worden.

De essentie van het programma zijn natuurlijk de verkopen. 

Er zijn heel wat gemeenschappelijke kenmerken voor het maken van een offerte, orderbevestiging, levering, factuur of creditnota. 

Daarom bespreken wij alleen het maken van een factuur:

Naast het werken vanuit het “menu verkopen” wijzen wij ook op de handige knoppen In het hoofdvenster waar je vliegensvlug een offerte … factuur kan maken.

4.1 Ingeven of wijzigen van een document.

Alle nodige informatie om een document (offerte, orderbevestiging, leverbon, factuur of creditnota)  te maken vindt je op één enkel scherm.

Je kan via de daartoe voorziene knoppen zoeken naar een klant, betalingstermijn, valuta, enz…

Eigenschappen

-         Elk document kan in de valuta van de klant opgesteld worden. 

-         Voor een factuur wordt de vervaldag automatisch berekend. 

-         Je kan volledige documenten overhalen.  Vb. Van een leverbon een factuur maken. 

-         Je kan ook lijnen overhalen.   Vb. backorders factureren. 

                  -         In hetzelfde document kunnen meerdere BTW-Tarieven toegepast worden.  Vb. Postzegels, leeggoed ed.

                  -         Documenten kunnen ook gemaakt worden op basis van een standaarddocument.  (Zie hiervoor ook 1.6.)

-         Je kan artikels zoeken op basis van de artikelcode of op basis van de omschrijving.

                  -         Je kan ook  een omschrijving gebruiken die niet uit het artikelenbestand komt.

Veel aandacht hebben we geschonken aan de prijsvorming:

-         Prijzen worden uiteraard van het artikelenbestand overgenomen.  Wanneer je een speciale klantenprijs hebt wordt deze voorgesteld.  

-         Deze prijzen zijn altijd aanpasbaar zonder wijziging van de prijs in uw artikelenbestand.

-         Wanneer je in valuta werkt heb je nog de mogelijkheid om de prijzen in te geven in de standaardmunt van het programma.  De omrekening gebeurt automatisch!

                  -         Met de knop “Prijs Incl. BTW” krijg je volgend berekeningsscherm.  Een telmachine wordt dus overbodig.

4.2 Overzicht.

Opmerking: waar nu “*****” staan in het voorbeeld staat normaal de naam van de klant voor wie het document bestemd is.

Een eerder gemaakt document kan je opzoeken op datum, nummer.

Je kan ook de lijst filteren zodat je alleen de facturen van één klant te zien krijgt.

Een document kan steeds gewijzigd of verwijderd worden.  Vanuit dit overzicht kan je natuurlijk ook een nieuw document aanmaken of betalingen ingeven.

4.3 Afdrukken.

naast de periode kan je met deze afdruk kiezen om bvb

-         alleen de openstaande facturen van één klant af te drukken

-         alleen de niet betaalde facturen met het openstaand saldo

-         de facturen aan één klant

-         enz…

4.4 Betalingen.

Betalingen kan je bij houden:

-         vanuit het facturenoverzicht 

-         Vanuit het menu: Verkopen – Betalingen – Facturen

Belangrijk is:

-         Eén factuur in meerdere keren betaald kan worden.

-         Steeds een overzicht van het niet betaalde saldo.

-         Een overzicht van de verschillende betalingen.

4.5 Aanmaningen.

Aan de klanten met vervallen facturen kan je aanmaningsbrieven sturen.  Hiertoe stellen wij U volgend krachtig instrument ter beschikking:

In bovenstaand scherm werden de namen verwijderd om alle verwijzingen naar eventueel bestaande namen te vermijden.

Er wordt aan de hand van de reeds verstuurde aanmaningsbrieven en berekeningen op basis van de vervaldata van facturen een voorstel aangemaakt om aan klant X herinnering 1 te sturen en aan klant Y herinnering 2 te sturen.

Dit schema kan je zelf nog aanpassen.  Het programma houdt nadien rekening met Uw wijzigingen.

5.   Overzichten.

5.1 BTW-Listing.

De jaarlijkse Btw-listing kan automatisch door het programma gegenereerd worden.

(Overzicht van Belgische Btw-plichtige klanten die meer dan 5000 Fr. aankochten in het vorige kalenderjaar.)  De afdruk kan onmiddellijk naar de bevoegde diensten gestuurd worden.  Het document kan zowel in BEF als in EURO opgesteld worden.

5.2 Omzet per klant.

In het overzicht Omzet per klant krijg je een vergelijking van de omzet per klant in de 5 laatste jaren.

5.3 Omzet per artikel.

In het overzicht Omzet per artikel krijg je een vergelijking van de omzet per artikel in de 5 laatste jaren.  De omzet kan uitgedrukt worden in totale prijzen, hoeveelheden en gemiddelde prijs per eenheid.

5.4 Omzet per maand.

In het overzicht Omzet per maand krijg je een overzicht van de omzet samengeteld per maand voor de laatste 25 maanden.

5.5 Omzet per artikel en klant.

Dit is een geavanceerd overzicht waarbij je voor een in een door U gekozen periode kan bekijken wie welk artikel kocht in welke hoeveelheden en aan welke prijs.